Käteinen on kuningas. Käteistä kuitenkin usein vältellään, sillä virheellisesti saatetaan ajatella, että liika käyttöpääoma huonontaa yrityksen tunnuslukuja. Suomalainen mediaaniyritys tekee kuitenkin keskimäärin voittoa ainoastaan 3,7 %. Tämä tarkoittaa sitä, että mikäli saisit palkkaa 3000 €/kk, jäisi sinulle puskuria ainoastaan 111 € kuukaudessa kuluihisi. Yritysmaailmassa 3,7 %:n puskuritaso ei ole kovinkaan korkea. Kun tarkastellaan yrityksen koko vuoden liikevaihtoa ja verrataan voiton ja tappion välistä puskuria, on yrityksellä vain kahden viikon edestä puskuria. Jos käyttöpääoman on päästänyt yrityksessään liian vähäiseksi, ei tappioita kyetä ajoissa kattamaan ja yritys lähtee helposti luisumaan kohti konkurssia, ja yrityksen lopettamista.
Käytännön termein yrityksen käyttöpääomaa voidaan verrata tynnyrilliseen rahaa. Tynnyrin päällä sijaitsee hana, josta tippuu kolikoita tynnyriin tuoden yritykseen tulovirtaa. Tynnyrin alapäässä on toinen hana, josta rahaa valuu ulos, eli kaikki se mihin yritys käyttää rahaa. Optimaalisin tilanne yritykselle olisi se, että ylhäältä tulevasta hanasta tippuisi enemmän kolikoita tynnyriin, kuin alhaalla sijaitsevasta hanasta tippuu ulos, ja tynnyrissä olevien kolikoiden pinta nousee jatkuvasti. Yrityksen kanttaakin pitää jatkuvasti yllä mittaristoa ja mitata tynnyrin rahamäärää, eli käyttöpääomaansa. Käyttöpääoman ei pitäisi antaa laskea alle 15 %:n, sillä tämä tarkoittaa, että yrityksellä olisi kassassa ainoastaan noin kahden kuukauden rahantarve. Pääoma kannattaa pitää maksimissaan 95 %:ssa, jolloin käyttöpääomaa on noin 11 kuukaudelle.
Yrityksellä voi olla vain ja ainoastaan yksi kriisi, kassakriisi, eikä yritystä pitäisi missään tilanteessa päästä tähän kriisitilanteeseen. Olennaista on, että kassavirralle tehdään ennuste ja kassan tasoa seurataan päivittäin. Esimerkiksi kuluva koronakriisi sai aikaan sen, että yritykset suojelevat omaa kassaansa entistä tarkemmin. Yritykset ovat löytäneet erilaisia keinoja, mutta ne eivät kuitenkaan pitkällä palvele ketään. Yritykset tekevät helposti lyhyen tähtäimen toimenpiteitä, jolloin palveluista laskutetaan nopeasti ja omat laskut maksetaan hitaasti. Ongelma muodostuu tällöin siinä, että lukuisat muutkin yritykset toimivat samalla tavalla, ja raha kiertää hitaasti yritysten välillä. Kustannuksia on myös pyritty pienentämään irtisanomalla alihankintasuhteita, toimitiloja ja työntekijöitä. Nämä kaikki ovat kuitenkin lyhyen tähtäimen toimenpiteitä, paniikin omaista selviytymistä, eivätkä auta kassakriisiin.
Yritys välttää kassakriisin ainoastaan pitkän tähtäimen toimenpiteillä. Mikäli halutaan välttää kassakriisi marraskuun viidentenä päivänä, on toimenpiteitä alettava tekemään jo tammikuun ensimmäisenä päivänä. Tässä kolme erilaista vinkkiä pitkän tähtäimen toimenpiteiksi, joilla kassakriisi on mahdollista välttää:
Jokaisessa liiketapaamisessa on mietittävä kolmea asiaa: volyymia, yksikköhintaa ja maksuehtoa. Kun yritys tarjoaa asiakkaalle tuotteitaan tai palveluitaan, on muistettava määritellä yksikköhinnat ja maksuehdot tarjottavien volyymeiden mukaan. Mikäli asiakkaalle tehdään tarjous suuresta volyymimäärästä pienemmällä yksikköhinnalla, ja pidemmällä maksuehdolla, saattaa asiakas helposti muuttaakin haluamaansa volyymimäärää pienemmäksi, ja joudumme tarjoamaan pienemmän volyymimäärän kuitenkin samalla yksikköhinnalla ja maksuehdolla. On siis tärkeää määritellä tarjoukseen eri kokoisille volyymimäärille omat yksikköhintansa ja maksuehtonsa.
Vanha suomalainen sanonta kertoo, että kannattaa varoa mitä haluaa, koska voi saada mitä haluaa. Yrityksen liikevaihto kannattaa aina tulla useammalta eri asiakkaalta. Kun kassavirtaa tulee kerrallaan pienemmissä erissä, on riskien välttäminen helpompaa. Mikäli yritys tekee esimerkiksi miljoonan euron liikevaihdon, on merkityksellistä, tuleeko koko liikevaihto yhdeltä asiakkaalta vai kymmeneltä eri asiakkaalta. Mikäli yritys menettää tämän yhden ainoan, mutta rahakkaan asiakkaansa, putoaa yrityksen liikevaihto saman tien nollaan. Mikäli yrityksellä on 10 asiakasta, joista yksi menetetään, menettää yritys tällöin vain 10 % liikevaihdostaan. Ero on siis huomattava.
Kun yrityksellä menee kassavirtamielessä hyvin, on tämä potentiaalisinta aikaa tehdä toimenpiteitä sitä varten, että käytössä on eri näköisiä rahoitusinstrumentteja. Kun yrityksellä menee taloudellisesti hyvin, ovat esimerkiksi rahoituslaitokset halukkaita asioimaan sen kanssa. Tällöin yrityksellä on myös mahdollisuus ostaa käyttöön vakuutuksia tai muita toimenpiteitä, joilla voidaan varmistaa sen toiminta silloin, kun yrityksellä on huonompi kassavirtakausi. Yritys tarvitsee toisin sanoen strategista kassan hallintaa. Sateenvarjo kannattaa ostaa silloin, kun ei sada.
Kim Väisänen pureutuu videollaan syvemmälle käyttöpääoman syvyyksiin, ja antaa kullanarvoisia vinkkejä yritysten kassavirtojen hallintaan omien kokemuksiensa kautta. Katso Kimin esitys täällä.