Neuvottelutaitoja ei voi koskaan harjoitella liikaa, sillä niitä tarvitaan ihan jo arkipäiväisissäkin tilanteissa. Hyvistä neuvottelutaidoista on hyötyä niin myyntityössä, kuin erilaisten sopimusten ja esimerkiksi yritysjärjestelyiden neuvotteluissa. Laadukas vuorovaikutus on kantava voima onnistuneissa neuvottelutilanteissa.
Miten sitten valmistautua neuvottelu- ja myyntitilanteisiin? Älä ainakaan mene valmistautumatta. Ota selvää kenen kanssa olet neuvotteluun menossa. Kenet olet tapaamassa, mistä yrityksestä hän on ja mikä hänen asemansa yrityksessä on? Mitä asioita voit selvittää hänestä etukäteen? Kun tiedät jotain perusasioita kohdattavasta henkilöstä, on sinun helpompi muokata omaa neuvottelustrategiaasi sen mukaan. Tärkeää on myös olla kartalla edustamasi yrityksen perustiedoista, pääluvuista, tuotteista ja palveluiden ominaisuuksista.
Ota huomioon niin sanottu psykologinen turvallisuus. Ole siis aidosti läsnä ja kuuntele muita neuvottelussa olijoita. Anna tilaa kaikenlaisille kysymyksille. Psykologinen turvallisuus luo rennon ja rauhallisen tunnelman. Kun kuuntelet aidosti vastaneuvottelijaasi, herätät luottamusta. Tärkeää on myös se, että mikäli neuvotteluissa lupaat jotain, pidät myös huolta lupauksesi toteutumisesta. Ole kärsivällinen ja hallitse tunteitasi, sillä esimerkiksi liiallinen kiihtyminen ei herätä luottamusta. Onkin tärkeää osata hallita tunteensa, pysyä rauhallisena ja välttää turhaa kiihtymistä.
Neuvottelutaktiikoita on monia erilaisia. Ota niistä selvää etukäteen, sillä kulttuurillisia eroja on ihan jo Suomenkin maarajojen sisällä, puhumattakaan jos neuvottelut on toisen maan edustajan kanssa. Ota siis selvää millaisia kulttuurillisia eroja on. Opettele myös huomioimaan erilaiset neuvottelutilanteet, sillä face-to-face neuvottelu eroaa huomattavasti etäyhteyksin pidetystä neuvottelusta. Tänä päivänä suurin osa neuvotteluista tehdään verkossa etäyhteyksin, jolloin non-verbaalinen kommunikointi korostuu. Omia kasvonilmeitään ja eleitään onkin hyvä harjoitella etukäteen. Muista myös, että virheistä oppii. Virheitä ei kannata jäädä suremaan, vaan ottaa ne opettavaisina kokemuksina.
Tavoiteasetanta on olennainen osa onnistuneita neuvotteluita. Mistä olet valmis joustamaan ja mitkä ovat sellaisia asioita, joista haluat pitää kiinni? Lähde aina neuvotteluun win-win asenteella, jossa kumpikin osapuoli voittaa. Eli tavoitteena on molempia osapuolia hyödyttävä lopputulos. Mikä on tällöin tavoitteeseen pääsyn kannalta oleellisinta? Tunnista neuvottelutilanteissa olennainen epäolennaisesta.
Vältä suljettuja kysymyksiä. Kun pidät kysymykset avoimina, muuttuu keskustelu laajemmaksi ja se antaa sinulle enemmän tietoa. Mikäli kysymykset ovat suurimmalta osin suljettuja, eli sisältävät jo jonkinlaisen olettamuksen tai niihin voi vastata vain lyhyesti, jää paljon hyödyllistä tietoa saavuttamatta. Pidä tämän takia kysymykset mahdollisimman avoimina, jotta keskustelulle jää tilaa. Tämä vaikuttaa myös neuvottelun yleiseen tunnelmaan ja rentouteen. Opettele myös antamaan rakentavasti palautetta ja ottamaan sitä vastaan. Kommunikoi vaikutusten kautta ja vältä palautteen antamista, joka alkaa ”sinä” tai ”te” -sanoilla. Aloita mieluummin sanomalla esimerkiksi, että ”minusta tuntuu...”. Kerro vaikutusten kautta.
Neuvottelutilanne päätetään aina johonkin sopimukseen tai päätetään jatkotoimenpiteistä. Pidä huoli, että jonkinlainen päätös syntyy. Vastaneuvottelijalle on hyvä vielä jälkikäteen lähettää sovituista asioista sähköpostiviesti, jossa sovitut asiat tai jatkotoimenpiteet kerrataan.
Elina Koivumäki antaa videollaan vinkkejä ja konkreettisia esimerkkejä myyntityöhön ja erilaisten muiden sopimusten neuvottelemiseen. Katso Elinan esitys täällä.